Polityka prywatności

1. Postanowienia ogólne

Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych osób korzystających ze strony internetowej Alcoveorlore oraz dokonujących za jej pośrednictwem zakupów, kontaktujących się z nami lub korzystających z dostępnych usług elektronicznych.

Polityka ma zastosowanie w szczególności do danych osób odwiedzających stronę internetową, klientów, osób składających zamówienia, osób kontaktujących się z nami oraz osób korzystających z formularzy, newslettera lub innych funkcjonalności dostępnych na stronie.

Przetwarzamy dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. („RODO” lub „GDPR”), a także z właściwymi przepisami dotyczącymi prywatności i komunikacji elektronicznej.

2. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest:

prowadzący działalność pod marką Alcoveorlore
Adres: 703-11 Nakamaru, Fuji-shi, Shizuoka-ken 416-0933, Japonia
E-mail: team@alcoveorlore.com
Telefon: +81 545 24 7316

W dalszej części Polityki podmiot ten jest określany jako „Administrator”, „my” lub „Alcoveorlore”.

Dane administratora powinny być zgodne z danymi wskazanymi w regulaminie sklepu, informacjach dotyczących płatności, dostawy oraz – w zakresie wymaganym przez Google Merchant Center – z informacjami przedstawianymi w Merchant Center.

3. Jakie dane osobowe możemy przetwarzać

Zakres przetwarzanych danych zależy od sposobu korzystania ze strony oraz od tego, czy użytkownik dokonuje zakupu lub kontaktuje się z nami.

Możemy przetwarzać w szczególności:

imię i nazwisko;
adres e-mail;
numer telefonu;
adres dostawy oraz dane niezbędne do realizacji dostawy;
dane dotyczące zamówienia, w tym zakupione produkty, wartość zamówienia oraz informacje dotyczące zwrotów i reklamacji;
dane niezbędne do wystawienia dokumentów sprzedażowych, jeżeli ich podanie jest wymagane;
informacje przekazane podczas kontaktu z nami;
informacje dotyczące korzystania ze strony internetowej, takie jak adres IP, identyfikatory internetowe, dane dotyczące urządzenia oraz informacje o aktywności na stronie;
informacje dotyczące zgód udzielonych przez użytkownika, w tym zgód dotyczących cookies i komunikacji marketingowej;
inne dane, jeżeli ich przetwarzanie jest niezbędne do realizacji określonego celu zgodnego z prawem.

Nie należy przekazywać nam danych osobowych innych osób, chyba że użytkownik jest do tego uprawniony.

4. Dane dotyczące płatności

W zależności od wybranej metody płatności dane związane z płatnością mogą być przetwarzane bezpośrednio przez zewnętrznego dostawcę usług płatniczych.

Jeżeli płatność jest realizowana za pośrednictwem zewnętrznego operatora, zakres danych przetwarzanych przez tego operatora wynika również z jego własnej polityki prywatności oraz zasad świadczenia usług.

Co do zasady nie potrzebujemy przechowywać pełnych danych karty płatniczej, jeżeli płatność jest obsługiwana przez zewnętrznego operatora płatności.

5. Cele przetwarzania danych

Dane osobowe możemy przetwarzać w następujących celach:

5.1. Realizacja zamówienia i wykonanie umowy

Dane są przetwarzane w celu:

przyjęcia i obsługi zamówienia;
potwierdzenia zamówienia;
przygotowania produktu do wysyłki;
organizacji dostawy;
obsługi płatności;
obsługi zwrotów, wymian i reklamacji;
kontaktu dotyczącego realizacji zamówienia;
realizacji innych czynności niezbędnych do wykonania umowy sprzedaży lub usług związanych z zakupem.
5.2. Obsługa zapytań i kontakt z użytkownikiem

Dane mogą być przetwarzane w celu odpowiedzi na wiadomości, pytania, zgłoszenia oraz reklamacje przesyłane za pośrednictwem poczty elektronicznej, formularzy kontaktowych lub innych kanałów komunikacji.

5.3. Obowiązki prawne

Dane mogą być przetwarzane w celu wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności dotyczących:

dokumentacji księgowej i podatkowej;
obowiązków związanych z transakcjami;
rozpatrywania reklamacji;
ochrony praw konsumentów;
obowiązków związanych z postępowaniami sądowymi, administracyjnymi lub innymi wymaganymi prawem.
5.4. Bezpieczeństwo i zapobieganie nadużyciom

Dane mogą być przetwarzane w celu zapewnienia bezpieczeństwa strony, wykrywania prób oszustwa, zapobiegania nadużyciom oraz ochrony przed nieuprawnionym korzystaniem z usług.

5.5. Utrzymanie i rozwój strony

Dane techniczne i informacje o korzystaniu ze strony mogą być wykorzystywane w celu zapewnienia jej prawidłowego działania, wykrywania błędów, poprawy bezpieczeństwa oraz – jeżeli użytkownik wyraził odpowiednią zgodę lub istnieje inna właściwa podstawa prawna – analizy sposobu korzystania ze strony.

5.6. Marketing

Jeżeli użytkownik wyrazi odpowiednią zgodę, jego dane mogą być wykorzystywane do przesyłania informacji marketingowych, w tym newslettera oraz informacji o produktach, promocjach lub ofercie.

Jeżeli marketing bezpośredni jest prowadzony na podstawie prawnie uzasadnionego interesu, odbywa się to z uwzględnieniem prawa użytkownika do wniesienia sprzeciwu.

6. Podstawy prawne przetwarzania

W zależności od celu przetwarzania podstawą prawną może być:

6.1. Wykonanie umowy – art. 6 ust. 1 lit. b RODO

Dotyczy to w szczególności przetwarzania danych niezbędnych do realizacji zamówienia, płatności, dostawy, zwrotu, wymiany oraz innych czynności związanych z wykonaniem umowy.

6.2. Obowiązek prawny – art. 6 ust. 1 lit. c RODO

Dotyczy to sytuacji, w których przetwarzanie danych jest niezbędne do wykonania obowiązku wynikającego z przepisów prawa.

6.3. Prawnie uzasadniony interes – art. 6 ust. 1 lit. f RODO

Możemy korzystać z tej podstawy w szczególności w celu:

zapewnienia bezpieczeństwa strony;
zapobiegania oszustwom i nadużyciom;
dochodzenia lub obrony roszczeń;
prowadzenia określonej komunikacji z klientami;
zapewnienia ciągłości i poprawy działania usług;
ochrony praw i interesów Administratora.

W przypadku korzystania z tej podstawy uwzględniamy interesy, prawa i wolności osoby, której dane dotyczą.

6.4. Zgoda – art. 6 ust. 1 lit. a RODO

Jeżeli przetwarzanie wymaga zgody, dane są przetwarzane na podstawie dobrowolnej, konkretnej, świadomej i jednoznacznej zgody użytkownika.

Zgodę można wycofać w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Zgoda powinna być oddzielona od innych oświadczeń i przedstawiona w sposób jasny i zrozumiały.

7. Odbiorcy danych osobowych

Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom, które wspierają nas w prowadzeniu sklepu internetowego i realizacji celów wskazanych w niniejszej Polityce.

W zależności od sposobu korzystania ze strony mogą to być w szczególności:

operatorzy płatności;
firmy kurierskie i operatorzy logistyczni;
dostawcy usług hostingowych i infrastruktury IT;
dostawcy oprogramowania wykorzystywanego do prowadzenia sklepu;
dostawcy usług poczty elektronicznej;
dostawcy narzędzi analitycznych;
dostawcy narzędzi marketingowych;
podmioty świadczące usługi księgowe, prawne lub administracyjne;
podmioty uprawnione do otrzymania danych na podstawie przepisów prawa.

Dane są przekazywane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonego celu.

W zależności od wykorzystywanych usług konkretni dostawcy mogą działać jako podmioty przetwarzające dane w naszym imieniu albo jako odrębni administratorzy.

8. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Ze względu na międzynarodowy charakter działalności Alcoveorlore dane osobowe mogą być przetwarzane lub przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG), w tym do Japonii lub innych państw, w których mają siedzibę Administrator albo dostawcy wykorzystywanych usług.

Jeżeli przekazanie danych do państwa trzeciego następuje, zapewniamy odpowiednią podstawę prawną i odpowiednie zabezpieczenia wymagane przez RODO, stosownie do konkretnego przypadku.

W zależności od okoliczności mogą to być w szczególności:

decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony;
standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską;
inne mechanizmy przewidziane przez RODO.

Na uzasadnione żądanie użytkownika możemy udzielić informacji o zastosowanym mechanizmie przekazania danych oraz o odpowiednich zabezpieczeniach.

9. Okres przechowywania danych

Dane osobowe przechowujemy przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, z uwzględnieniem obowiązków prawnych oraz możliwości dochodzenia i obrony roszczeń.

W szczególności:

dane związane z zamówieniem przechowujemy przez okres niezbędny do wykonania umowy oraz obsługi zwrotów, reklamacji i innych spraw związanych z zakupem;
dane, które muszą być przechowywane na podstawie przepisów podatkowych lub księgowych, przechowujemy przez okres wymagany przez właściwe przepisy;
dane związane z dochodzeniem lub obroną roszczeń mogą być przechowywane do upływu właściwego terminu przedawnienia;
dane przetwarzane na podstawie zgody przechowujemy do czasu wycofania zgody, chyba że istnieje inna podstawa prawna dalszego przetwarzania;
dane dotyczące marketingu przechowujemy do czasu wycofania zgody, wniesienia skutecznego sprzeciwu lub ustania celu marketingowego, zależnie od podstawy prawnej;
dane techniczne i cookies przechowujemy przez okres wynikający z charakteru danego rozwiązania technicznego i ustawień użytkownika.

Jeżeli szczegółowy okres nie może być określony z góry, stosujemy kryteria pozwalające ustalić go odpowiednio do celu przetwarzania. RODO wymaga, aby osoba, której dane dotyczą, była informowana o okresie przechowywania albo o kryteriach jego ustalenia.

10. Pliki cookies i podobne technologie

Strona może korzystać z plików cookies, pamięci lokalnej oraz innych podobnych technologii.

W zależności od ich funkcji możemy stosować:

cookies niezbędne – potrzebne do prawidłowego działania strony, obsługi koszyka, sesji, bezpieczeństwa lub innych podstawowych funkcji;
cookies funkcjonalne – służące zapamiętywaniu określonych ustawień użytkownika;
cookies analityczne – wykorzystywane do analizy sposobu korzystania ze strony, jeżeli ich zastosowanie wymaga zgody;
cookies marketingowe lub reklamowe – wykorzystywane do celów marketingowych, reklamowych lub pomiaru skuteczności kampanii, jeżeli wymagają zgody.

Techniczne cookies niezbędne do działania określonych funkcji strony mogą być stosowane bez zgody, jeżeli spełniają warunki przewidziane przez właściwe przepisy. W przypadku cookies wymagających zgody użytkownik powinien mieć możliwość zaakceptowania lub odrzucenia ich w sposób świadomy i odpowiednio łatwy.

Użytkownik może zarządzać ustawieniami cookies za pomocą dostępnego na stronie mechanizmu zarządzania zgodami oraz ustawień przeglądarki.

Odrzucenie cookies, które nie są niezbędne do działania strony, nie powinno uniemożliwiać korzystania z podstawowych funkcji sklepu.

Informacje dotyczące konkretnych cookies, ich dostawców, celów oraz okresów przechowywania powinny być przedstawione w aktualnej Polityce cookies lub w odpowiednim panelu ustawień zgód.

W przypadku narzędzi analitycznych lub reklamowych wymagających zgody nie powinny one być uruchamiane przed uzyskaniem wymaganej zgody użytkownika. Unijne zasady dotyczące prywatności wymagają również, aby odmowa nie była utrudniona w porównaniu z wyrażeniem zgody.

11. Newsletter i komunikacja marketingowa

Jeżeli na stronie dostępny jest newsletter lub inna forma dobrowolnej komunikacji marketingowej, zapis może wymagać udzielenia odpowiedniej zgody, jeżeli zgoda jest wymagana przez obowiązujące przepisy.

Użytkownik może w każdej chwili zrezygnować z newslettera lub komunikacji marketingowej, korzystając z funkcji rezygnacji dostępnej w wiadomości albo kontaktując się z nami.

Rezygnacja z newslettera nie wpływa na możliwość otrzymywania wiadomości niezbędnych do realizacji zamówienia lub wykonania zawartej umowy.

12. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Co do zasady nie podejmujemy wobec użytkowników decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływających wyłącznie w sposób zautomatyzowany, w tym w wyniku profilowania.

Jeżeli w przyszłości wprowadzimy takie rozwiązania, poinformujemy użytkownika o ich stosowaniu, zakresie, podstawie prawnej oraz – jeżeli będzie to wymagane – o zasadach działania i przysługujących użytkownikowi prawach.

13. Prawa osób, których dane dotyczą

W zależności od okoliczności użytkownik może mieć prawo do:

dostępu do swoich danych osobowych;
otrzymania kopii danych;
sprostowania nieprawidłowych lub niekompletnych danych;
usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”), jeżeli spełnione są warunki przewidziane przez RODO;
ograniczenia przetwarzania;
przenoszenia danych, jeżeli spełnione są warunki przewidziane przez RODO;
wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie;
wniesienia sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego;
wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody;
uzyskania informacji dotyczących zautomatyzowanego podejmowania decyzji lub profilowania, jeżeli ma ono zastosowanie.

Zakres poszczególnych praw może być ograniczony w przypadkach przewidzianych przez RODO lub inne właściwe przepisy prawa.

14. Jak skorzystać ze swoich praw

W celu skorzystania z praw związanych z ochroną danych osobowych można skontaktować się z Administratorem:

E-mail: team@alcoveorlore.com
Telefon: +81 545 24 7316
Adres: 703-11 Nakamaru, Fuji-shi, Shizuoka-ken 416-0933, Japonia

W zależności od charakteru żądania możemy poprosić o informacje niezbędne do potwierdzenia tożsamości osoby składającej żądanie, jeżeli jest to konieczne do ochrony danych osobowych.

Na żądania odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, w terminach przewidzianych przez RODO.

15. Prawo do wniesienia skargi

Jeżeli użytkownik uzna, że przetwarzanie jego danych osobowych narusza przepisy RODO, ma prawo wnieść skargę do właściwego organu nadzorczego ds. ochrony danych osobowych.

W przypadku osób, których dane są przetwarzane w związku z działalnością podlegającą polskim przepisom o ochronie danych, właściwym organem może być:

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO)

ul. Moniuszki 1A
00-014 Warszawa
Polska

Aktualne dane kontaktowe oraz informacje dotyczące składania skarg są dostępne na stronie internetowej UODO.

16. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych przed:

nieuprawnionym dostępem;
przypadkowym lub bezprawnym zniszczeniem;
utratą;
zmianą;
nieuprawnionym ujawnieniem;
innymi formami niezgodnego z prawem przetwarzania.

Zakres zabezpieczeń jest dostosowany do charakteru, zakresu i ryzyka związanego z konkretnym przetwarzaniem danych.

17. Dane otrzymywane z innych źródeł

Co do zasady dane osobowe otrzymujemy bezpośrednio od osoby, której dotyczą.

Jeżeli w określonych sytuacjach otrzymamy dane osobowe z innego źródła, zastosujemy wobec osoby, której dane dotyczą, odpowiednie obowiązki informacyjne przewidziane przez RODO, chyba że zastosowanie ma odpowiedni wyjątek przewidziany przepisami.

18. Linki do zewnętrznych stron i usług

Strona może zawierać odnośniki do stron internetowych, aplikacji lub usług należących do innych podmiotów.

Po przejściu na zewnętrzną stronę lub skorzystaniu z zewnętrznej usługi zastosowanie mogą mieć zasady prywatności danego podmiotu.

Nie ponosimy odpowiedzialności za treść, praktyki dotyczące prywatności ani bezpieczeństwo stron internetowych należących do podmiotów trzecich.

19. Zmiany Polityki prywatności

Polityka prywatności może być aktualizowana w przypadku zmian:

sposobu prowadzenia działalności;
funkcjonalności strony;
wykorzystywanych usług i technologii;
podstaw prawnych lub sposobów przetwarzania danych;
obowiązujących przepisów prawa.

Aktualna wersja Polityki prywatności będzie publikowana na stronie internetowej.

Jeżeli zmiana będzie miała istotny wpływ na sposób przetwarzania danych osobowych lub prawa użytkowników, podejmiemy odpowiednie działania informacyjne wymagane przez obowiązujące przepisy.

20. Kontakt

W sprawach związanych z prywatnością, ochroną danych osobowych oraz realizacją praw użytkownika można skontaktować się z nami:

Alcoveorlore
703-11 Nakamaru, Fuji-shi, Shizuoka-ken 416-0933, Japonia
E-mail: team@alcoveorlore.com
Telefon: +81 545 24 7316

Godziny kontaktu: poniedziałek–piątek, 9:00–18:00 (CET).